• Posts
  • Digital workplace - 4 conseils pour réussir votre projet

Digital workplace — 4 conseils pour réussir votre projet

Vous réfléchissez ou êtes sur le point de vous lancer dans la conception et le déploiement d’une nouvelle digital workplace au sein de votre entreprise ? Un tel projet ne peut être pris à la légère. Il implique un investissement souvent conséquent et impacte de manière assez fondamentale l’expérience digitale proposée par l’entreprise à ses collaborateurs. C’est la raison pour laquelle nous partageons ici quatre conseils pour réussir sa digital workplace.

 

Conseil n° 1 : placer le collaborateur au cœur du projet

 

Dans des entreprises qui leur demandent de faire preuve d’efficacité et de productivité, les salariés disposent souvent d’un temps restreint pour consulter l’ensemble des ressources digitales mises à leur disposition.

Voilà qui impose d’optimiser l’accès à l’information, de proposer des parcours fluides voire de penser à la manière dont la digital workplace peut permettre à l’entreprise de gagner en productivité et offrir à ses collaborateurs un véritable plus.

Mais pour définir ce qui va vraiment s’avérer utile pour les collaborateurs, encore faut-il faire preuve d’empathie et s’intéresser en profondeur, lors de la phase de conception, à ces collaborateurs et à leurs besoins :

  • Comment et sur quels sujets souhaitent-ils demain s’informer ?
  • Quels sont les outils qui leur permettent aujourd’hui de partager et de collaborer avec leurs collègues ?
  • Quels sont les pain points que la plateforme pourrait leur permettre de régler ?
  • Quels sont les killer features et les killer contents qui les feront venir sur la plateforme ?

Ces questions doivent leur être posées en amont du projet.

Mais mettre les collaborateurs au cœur du projet ne se résume pas à dessiner des personae. C’est une philosophie qui doit irriguer le projet dans toutes ses dimensions et pousser à :

  • s’intéresser à la manière dont ils consomment l’information dans leur vie privée, s’adapter à l’évolution des formats de contenus, s’inspirer des médias sociaux pour leur offrir une expérience dans l’entreprise à la hauteur de celle qu’ils vivent en dehors de l’entreprise ;
  • ne pas hésiter à impliquer les collaborateurs tout au long du projet et notamment à demander à certains de tester les applications et leurs interfaces avant qu’elles ne soient déployées.

 

Conseil n° 2 : s’adapter à la maturité digitale de chaque entreprise

 

En matière de digital workplace, il n’existe pas UNE SOLUTION UNIQUE qui s’adapte à toutes les entreprises. Pour designer LA SOLUTION qui correspond à une entreprise donnée, il est nécessaire de croiser plusieurs paramètres : sa richesse fonctionnelle actuelle (que l’on peut définir par le niveau des équipements digitaux de l’entreprise) et la maturité de l’organisation (celle de ses collaborateurs mais également celle de ses managers et de sa direction générale).

Le taux d’appropriation des nouveaux outils et des usages associés ne pourra être optimal que si les nouvelles fonctionnalités proposées sont cohérentes avec la richesse fonctionnelle actuelle et la maturité de l’organisation.

 

Conseil n° 3 : bien penser les contenus en amont

 

Quand les entreprises pensent leur communication interne au sein d’une digital workplace, elles ont tendance à penser uniquement aux flux de contenus et à l’actualité. Et ce faisant, elles ne permettent pas aux collaborateurs, et notamment aux plus récents d’entre eux, de comprendre l’entreprise et d’appréhender son organisation et son COMMUN (purpose, culture et projet stratégique). Elles ont donc tout intérêt à proposer aussi de riches informations de stock sur l’entreprise.

Proposer le bon équilibre entre snack content et contenus approfondis permet par ailleurs de répondre à la variété des modes de consommation et des motivations des collaborateurs.

Mais pour capter l’attention des collaborateurs, un tel équilibre ne sera pas suffisant. Encore faut-il :

  • trouver la bonne temporalité des contenus, c’est-à-dire distinguer ceux publiés au fil de l’eau (calendar) de ceux publiés en résonance avec un événement externe (hacking) et de ceux produits à l’occasion de la mise en place de campagnes thématiques et de rendez-vous live créés par l’entreprise (momentum*) ;
  • produire les contenus avec une intention, en recherchant un impact : faire comprendre (head), faire ressentir (heart) ou faire agir (hand).

 

Conseil n° 4 : ne pas sous-estimer le changement et son nécessaire accompagnement

 

La mise en place d’une digital workplace constitue pour chaque entreprise une transformation. Elle doit être considérée comme telle et l’accompagnement du changement ne doit pas être négligé. De nombreuses actions s’avèrent indispensables à la réussite d’un tel projet : associer les utilisateurs à la démarche dans une logique de co-construction, identifier les forces en présence (les alliés à embarquer comme les résistants à neutraliser) ou encore acculturer les managers de proximité à l’intérêt de son usage.

Dans le cas contraire, le risque d’échec est grand. Un exemple ? Pas de digital workplace sans réseau social interne et sans communautés. Oui mais… on considère trop souvent que la mise en place d’un outil adapté suffit. En réalité, une démarche structurée s’impose pour ancrer les usages. De la bonne définition de la gouvernance jusqu’à l’animation et la valorisation des animateurs de communautés, de nombreuses actions doivent être mises en œuvre pour en garantir le succès.

Ce besoin d’accompagnement ne s’arrête pas une fois la digital workplace déployée : une digital workplace doit aussi être constamment monitorée. Et ce monitoring doit être pensé dès l’amont : choix des KPI suivis, modalités d’analyse des données collectées, de partage et d’utilisation de ces données pour adapter au fil de l’eau la plateforme, rien ne doit être laissé au hasard.

* Dans un monde digital parfois déshumanisé, les rendez-vous live (webinars, live pitchs…) recréent des liens indispensables pour que l’entreprise fasse communauté.

Ces quatre conseils ont éveillé votre curiosité ? Vous souhaitez discuter de votre projet ? Les experts de la squad com interne d’Angie, qui réunit les meilleurs spécialistes maison dans des domaines aussi variés que les études, l’UX, l’UI, les contenus ou l’accompagnement du changement, sont à votre disposition. N’hésitez pas à nous contacter !

Echanger avec Stanislas Haquet